Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Daher behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. I. NAME UND KONTAKTDATEN DES FÜR DIE VERARBEITUNG VERANTWORTLICHEN Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch: Verantwortliche: Helmut Polnau GmbH Großmoorring 11 21079 Hamburg Tel.: +49 40 77 70 88 Fax: +49 40 77 07 00 E-Mail: info@polnau-gmbh.de Geschäftsführer: Helmut Polnau, Christian Polnau Registergericht: AG Hamburg HRB 33813 II. DEFINITIONEN Folgende Begriffe werden in dieser Datenschutzinformation verwendet: 1. Personenbezogene Daten Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck u.a. der wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. 2. Betroffene Person Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden. 3. Verarbeitung Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. III. Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung Nachfolgend erfahren Sie, ob und ggf. welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der unterschiedlichen Möglichkeiten der Kontaktaufnahme verarbeiten. Der Übersichtlichkeit halber haben wir bei unseren folgenden Informationen danach unterschieden, ob Sie unsere Website besuchen (nachfolgend Ziffer 1.) oder wir auf anderem Wege personenbezogene Daten von Ihnen erfassen (nachfolgend Ziffer 2. ff.). 1. Datenverarbeitung beim Besuch der Website Die Nutzung unserer Website ist – vorbehaltlich der unten unter a) aufgeführten Daten - in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. a) Art und Zweck der Datenverarbeitung Beim Aufrufen unserer Website www.polnau-gmbh.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert: • IP-Adresse des anfragenden Rechners, • Datum und Uhrzeit des Zugriffs, • Name und URL der abgerufenen Datei, • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), • verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers. Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet: • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website, • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website, • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In diesem Zusammenhang verwenden wir die erhobenen Daten nicht zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. b) Hostinganbieter Strato Unsere Website wird über einen Server der STRATO AG Pascalstraße 10, 10587 Berlin betrieben. Wie Ihre Daten beim Besuch unserer Website verarbeitet werden, erfahren Sie unter https://www.strato.de/faq/article/2763/Fragen-zur-Auftragsverarbeitungsvertrag-AVV-und-der-neuen- EU-Datenschutzgrundverordnung-DSGVO.html#verarbeitung Wir haben mit der Strato AG einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen Vertrag, in dem sich die Strato AG als unser Auftragsverarbeiter dazu verpflichtet, die Daten der Nutzer unserer Website entsprechend der Datenschutzbestimmungen zu verarbeiten. c) Cookies Wir setzen auf unserer Seite an manchen Stellen Cookies ein. Hierbei handelt es sich um eine kleine Datenmenge, die Ihr Browser automatisch erstellt und die u.U. auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) in einer Textdatei gespeichert werden kann, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware. In den Cookies werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht. Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können. d) Analyse-Tools/Tracking-Tools Wir verwenden keine Tracking Tools. e) Social Media Plug-ins Wir setzen auf unserer Website keine Social Plug-ins der sozialen Netzwerke Facebook, Twitter und Instagram ein. 2. Datenerhebung/-verarbeitung außerhalb der Nutzung unserer Website Personenbezogene Daten verarbeiten wir außerhalb der Nutzung unserer Website wie nachfolgend dargestellt. a)Daten von Geschäftspartnern und/oder deren Mitarbeitern/Ansprechpartnern Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Interessenten, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und Dienstleistern bzw. der dortigen Ansprechpartner: • Kontaktinformationen, wie Vor- und Zunamen, geschäftliche Anschrift, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Mobilfunknummer, geschäftliche Faxnummer und geschäftliche E-Mailadresse, Firmenzugehörigkeit, • Vertragsdaten, • Zahlungsdaten, die zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen erforderlich sind, • Fotoaufnahmen. Die Verarbeitung ist – vorbehaltlich der Fotoaufnahmen - zum Zweck der Vorbereitung und/oder Durchführung von Verträgen erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. b DSGVO. Sofern die Kontaktperson nicht zugleich der direkte Geschäftspartner ist, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt daraus, mit der jeweils für uns zuständigen Ansprechperson direkt in Kontakt treten zu können. Sofern die Verarbeitung zum Zwecke der Werbung bzw. zum Versand von Weihnachtskarten u.ä. erfolgt, ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus unserem Interesse an der Bewerbung unserer Dienstleistungen bzw. unseres Unternehmens. Für besondere Datenerhebungen (z.B. Erstellung von Fotoaufnahmen im Rahmen von Veranstaltungen) ergibt sich die Rechtsgrundlage, sofern die Datenverarbeitung nicht für die Vertragserfüllung notwendig ist, aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO – unserem berechtigten Interesse an der Dokumentation unserer jeweiligen Veranstaltung. b) Datenschutz bei Bewerbungen/im Bewerbungsverfahren Im Rahmen von Bewerbungen erheben und verarbeiten wir die uns von der Agentur für Arbeit zu den Bewerbern mitgeteilten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz. Schließen wir einen Vertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Vertragsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1S. 1 lit. b DSGVO. 3. Quelle der Daten Die vorgenannten Daten erheben wir weitestgehend direkt bei den betroffenen Personen. Bei einer Datenverarbeitung im Rahmen eines über die Agentur für Arbeit durchgeführten Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir uns von der Agentur für Arbeit zur Verfügung gestellte personenbezogene Daten der betroffenen Bewerber*innen. IV. WEITERGABE VON PERSONENBEZOGENEN DATEN 1. Empfängerkategorien Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten von uns an Dritte erfolgt grundsätzlich nur dann, wenn dies für die Erfüllung unserer Verpflichtungen und/oder Durchsetzung unserer Rechte notwendig sind. Das kann vor allem gegenüber den im Rahmen der Vertragsabwicklung beteiligten Dienstleistungspartnern der Fall sein, z.B. Logistikunternehmen, Kreditinstitute. Weiterhin kommt die Übermittlung von personenbezogenen Daten im Rahmen der vertraglich und oder gesetzlich zulässigen Weitergabe an folgende Dritte in Betracht: Auftragsverarbeiter, an die wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten personenbezogene Daten übermitteln oder denen wir den Zugriff auf bei uns gespeicherte personenbezogene Daten gestatten. Das können insbesondere Dienstleister, die wir für folgende Leistungen in Anspruch nehmen sein: Unterstützung/Wartung von EDV-IT-Anwendungen, Archivierung, Datenvernichtung. Durch den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages verpflichten wir diese Dienstleister zur Einhaltung der Vorschriften der DSGVO. Personenbezogene Daten werden entsprechend nur für unsere Geschäftszwecke und aufgrund unserer Weisung verarbeitet. Wir leiten außerdem personenbezogene Daten an Steuerberater, Gerichte, Behörden oder Rechtsberater weiter, sofern dies zur Einhaltung geltenden Rechts oder zu Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In den Fällen der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte beschränkt sich der Umfang der übermittelten Daten immer auf das erforderliche Minimum. 2. Berechtigung zur Weitergabe Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn: • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen (insbes. im Zusammenhang mit einem Beschäftigungsverhältnis oder Dienstleistungsvertrag) erforderlich ist, • für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht und/oder • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben. Zu anderen Zwecken geben wir Ihre persönlichen Daten nur weiter, wenn Sie dazu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. V. SPEICHERDAUER/LÖSCHFRISTEN Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Im Einzelnen: 1. Sofern Sie unsere Website besucht haben, werden Ihre Daten binnen 7 Tagen nach Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht. 2. Personenbezogene Daten, die wir im Rahmen einer Anfrage erheben, werden nach Erledigung der Anfrage und sofern es nicht zu einem Vertragsabschluss kommt, spätestens nach 24 Monaten gelöscht. 3. Die im Rahmen eines Auftrages oder eines ständigen Geschäftskontaktes von uns erhobenen personenbezogenen (Kontakt)Daten werden bis zur Abwicklung des Auftrages und sofern die Datenverarbeitung im Rahmen eines ständigen Geschäftskontakts erfolgt, bis zur Beendigung dieses Kontakts gespeichert und anschließend spätestens nach 24 Monaten gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) oder anderen gesetzlichen Verpflichtungen zu einer längeren Speicherung (bis zu 11 Jahre) verpflichtet sind. Eine über die vorgenannten Fristen hinausgehende Speicherung erfolgt entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGV nur mit Einwilligung der betroffenen Person. 4. Einwilligungen, die nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit a DSGVO und/oder § 22 KUrhG einzuholen waren, werden zum Zwecke eines ggf. notwendigen Nachweises für die Dauer von 10 Jahren gespeichert. 5. Daten von Personen, die sich bei uns als Arbeitnehmer beworben haben, werden - wenn kein Vertrag mit dem Bewerber geschlossen wird - 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Das gilt nur, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen unsererseits entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Für den Fall des Zustandekommens eines Beschäftigungsverhältnisses wird gesondert über die dann stattfindende Datenverarbeitung informiert. VI. BETROFFENENRECHTE – BESCHWERDERECHT - WIDERRUFSRECHT – WIDERSPRUCHSRECHT Als betroffener Person stehen Ihnen die nachfolgenden Rechte zu. 1. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit Sie haben das Recht, • gem. Art. 15 DSGVO unentgeltliche Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen; • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben; • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen. 2. Beschwerderecht Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns unzulässig ist, haben Sie gem. Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden. 3. Widerrufsrecht und Widerspruchsrecht Ihnen stehen außerdem folgende Rechte zu: a) Widerrufsrecht Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. b) Widerspruchsrecht Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Bitte beachten Sie, dass der Widerspruch erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerspruch erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. 4. Geltendmachung Ihrer Rechte Möchten Sie von Ihren o.g. Rechten Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: info@polnau-gmbh.de oder eine schriftliche Mitteilung an uns per Post. VII. DATENSICHERHEIT Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. VIII. AKTUALITÄT UND ÄNDERUNG DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Dezember 2018. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://www.polnau-gmbh.de/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.